01
把效期要求写成可衡量标准
在询价或商务确认中说明最低剩余效期，或可接受的生产时间范围。不要只写“批次要新鲜”。
同时明确在哪个时间点核查，例如最终装箱单确认时或出货前。
- 最低剩余效期
- 效期确认的参考日期
- 适用产品或品类
- 不满足时的处理方式
02
按核查目的提出照片要求
照片最有价值的前提，是买方明确要核查什么。笼统要求“全部照片”效率较低，而具体角度和信息点更容易执行。
- 正面和背面包装
- EAN条码
- 可见的批次或日期标识
- 顶部、底部和侧面
- 外箱标签与装箱情况
03
区分参考照片和本单实物照片
目录图片、历史库存照片可以帮助识别产品，但不应自动视为本次订单批次的证明。需要明确图片是“识别参考”还是“本单实物”。
04
出货前书面记录例外情况
如果某个产品无法满足原定批次、包装或照片要求，应在出货前把实际情况和客户接受结果写入商务确认，避免口头同意在之后产生不同解释。
- 受影响产品和数量
- 实际条件
- 客户确认
- 如适用的价格或交付调整